o povinnosti zřízení datové schránky pro všechny právnické osoby včetně spolků, tedy i všech MO ČRS, jsme již informovali. Níže opětovně upozorňujeme všechny organizační jednotky ČRS na základní pravidla používání datových schránek.

Právnickým osobám, které datovou schránku k předmětnému datu nebudou mít zřízenou na základě vlastní iniciativy, bude datová schránka zřízena automaticky Ministerstvem vnitra, a to nejpozději do 31. 3. 2023. Přihlašovací údaje obdrží předseda a jednatel MO doporučeným dopisem z Ministerstva vnitra na adresu, která je uvedena ve spolkovém rejstříku u jednotlivých statutárních orgánů MO.

Datovou schránku aktivujete prvním přihlášením, v případě že tak neučiníte, bude aktivována po 15 dnech automaticky. Připomínáme také, že orgány státní správy mají povinnost s Vámi komunikovat prostřednictvím datových schránek.

Doporučujeme všem funkcionářům nastavit si po prvním přihlášení notifikace, tedy přidat si odeslání zprávy do e-mailu nebo prostřednictvím SMS v případě, že do datové schránky dorazí nová zpráva. Využít lze také mobilní aplikace pro datové schránky.

Výhody datových schránek:

• korespondenci lze vyřídit kdykoliv a takřka odkudkoliv bez ohledu na otevírací dobu úřadů
• každou odeslanou zprávu si můžete uložit a snadno tak prokázat, že jste dokument odeslali
• ušetříte na poštovném a ušetříte čas nutný k osobní návštěvě úřadů

Nevýhody datových schránek (na co si dát pozor):

• v případě doručení písemnosti do datové schránky se tato považuje po 10 dnech za doručenou i v případě, že se do datové schránky vůbec nepřihlásíte
• všechny zprávy se po třech měsících automaticky mažou; je sice možné je ve formátu pdf uložit do počítače, ale bez časového razítka, které příjem zprávy potvrzuje; toto potvrzení si můžete uchovat delší dobu díky zálohování do počítače s elektronickým podpisem nebo časovým razítkem, případně zřízením služby Datový trezor; obě služby jsou ale zpoplatněné

Datovou schránku můžete samozřejmě využívat i pro odesílání zpráv, a to nejen na státní instituce (zdarma), ale i například mezi jednotlivými organizačními složkami ČRS nebo dalším právnickým osobám (potřeba dobití kreditu). Každá odeslaná zpráva mimo orgány státní správa je zpoplatněna částkou 5 Kč.

V případě nejasností se na nás můžete kdykoliv obrátit.

Převzato: Za ČRS Lukáš Mareš, David Zdvořáček