Ke každé ze sedmi hlavních oblastí činnosti svazu, kterými se RIS zabývá, je sestavena analytická skupina, složená ze zástupců napříč územními svazy a místními organizacemi ČRS. Každá skupina má také stanoveného garanta, který koordinuje její činnost. Skupiny mají pevně nastavený harmonogram zasedání – jak interních, tak s programátory a analytiky dodavatele systému – společností Asseco Central Europe.
Každá analytická skupina se schází jednou týdně (některé jednou za dva týdny), jednání předchází příprava materiálů a oponentura navrhovaných řešení dodavatelem systému. Tento mechanismus zajišťuje systematický postup práce na jednotlivých oblastech RISu, a zároveň umožňuje přesně popsat a respektovat dílčí odlišnosti mezi územními svazy i místními organizacemi tak, aby byl RIS pro všechny organizační složky maximálně využitelný. První oblastí, které se budeme věnovat v tomto článku, je oblast pojmenovaná Správa členské základny. Ta je jednou z nejdůležitějších součástí systému a týká se především evidence členů a s tím souvisejících členských příspěvků, povolenek, vyznamenání či kárných řízení.
Analytická skupina ČRS k oblasti Správa členské základny je složena z těchto zástupců: Tomáš Kočica (garant skupiny, Rada ČRS), Jan Štípek (Západočeský ÚS), Václav Horák (Východočeský ÚS), Miroslav Neuman (Středočeský ÚS), Petr Machala (ÚS Severní Morava), Alexej Ješenko (Západočeský ÚS), Ivana Linhová (Jihočeský ÚS), Ivana Štětinová Štruncová (ÚS města Prahy), Martin Bílý (Západočeský ÚS), Miloš Marek (Severočeský ÚS) a Matěj Vala (Rada ČRS ext.). Všem členům skupiny patří poděkování za jejich práci na přípravě nového informačního systému ČRS v oblasti Správa členské základny.
Co všechno nám RIS v rámci správy členské základny umožní?
Evidence člena
RIS bude zajišťovat celý proces péče o člena – od jeho přihlášky do místní organizace, kterou bude možné vyplnit i online, přes sledování lhůt pro zaplacení členských příspěvků. Po přihlášení člena do systému také umožní, aby si sám nastavil nebo upravil o něm evidované údaje jako je kontaktní e-mail, telefon nebo korespondenční adresa. Automaticky bude hlídat také ukončení členství (člen se může stát nečlenem v okamžiku nesplnění členských povinností, následně v okamžiku splnění – např. zaplatí členský příspěvek – se z něj automaticky stane zase člen).
RIS výrazně zjednoduší přestup člena mezi různými MO (elektronické vygenerování žádosti o převodku a její vystavení a v následném kroku přijetí člena v jiné MO). RIS převede všechny vazby, jako například známky, vyznamenání, proběhlá kárná řízení, historii úlovků nebo vydaných povolenek. Dokud ho nová organizace nepřijme, zůstává samozřejmě podle platných Stanov členem původní organizace. Zároveň uchová historii rybáře – evidence všech změn na kartě, kárná řízení, platby, brigády, vyznamenání, včetně data provedení změny.
Osoba, která má na úrovni místní organizace na starosti správu členských povinností, si bude moci nastavit jednorázově všechny parametry brigád, výši zápisného nebo jiných členských záležitostí a ty se automaticky aplikují na všechny členy této organizace. Zároveň bude moci kontrolovat, zda jsou tyto členské povinnosti řádně splněny. Systém bude automaticky posílat upozornění všem členům místní organizace – upozornění na důležité termíny, pozvánky na výroční členskou schůzi nebo blížící se termín vypsané brigády.
Povolenky, členské příspěvky
Pro většinu rybářů je nákup povolenky a uhrazení členských příspěvků jedním z hlavních okamžiků, kdy komunikují se svou místní organizací. RIS je koncipován tak, aby maximálně zrychlil proces výdeje povolenky, a aby byl prodej povolenek a úhrada členských povinností co nejkomfortnější a nejjednodušší jak pro rybáře, tak pro prodávajícího.
Celá agenda prodeje povolenek a úhrada členských známek bude probíhat v systému RIS. Pokud bude mít rybář zájem a bude mít ztotožněný přístup do systému (jeho přihlašovací údaje budou ztotožněné se záznamem člena), bude moci provést kompletní objednávku z pohodlí domova, včetně platby přes platební bránu nebo zasláním peněz na účet. Vystavenou povolenku si bude moci vyzvednout buď na své místní organizaci nebo si ji nechat zaslat. Během tohoto kroku RIS zkontroluje, zda má na vydání povolenky nárok – tzn. není v prodlení s nějakou členskou povinností nebo mu není kárným opatřením vydání povolenky odepřeno.
Pokud ale rybáři vyhovuje členské povinnosti plnit stejnou formou jako doposud, to znamená návštěvou místní organizace, bude to samozřejmě možné. Při návštěvě prodejce načte čtečkou čárových kódů jeho členský průkaz, jednoduchým způsobem přidá povolenku a další členské příspěvky a může přijmout platbu v hotovosti nebo prostřednictvím platebního terminálu. RIS umožní vytisknout na povolenku kompletní údaje rybáře a zašle doklad o nákupu do RIS tak, aby ho měl po přihlášení rybář kdykoli k dispozici, a to i zpětně, a mohl si tak prohlédnout všechny své uhrazené platby.
Prodejce si poté jednoduchým způsobem vygeneruje všechny podklady nutné jak pro interní účetnictví, tak i pro vzájemné vyrovnání mezi místní organizací a územním svazem. Zároveň systém pohlídá úroveň skladových zásob a upozorní v případě, že některý typ povolenky bude v místní organizaci docházet – pokud se to stane, umožní prodejci automaticky nebo ručně okamžitě odeslat územnímu svazu objednávku dalších povolenek, členských známek, soupisů nebo dalších tiskopisů.
Výrazně se zjednoduší také proces odevzdání a sumarizace povolenky na konci roku. Pokud bude rybář preferovat odevzdání povolenky tak jako doposud, nebude to problém, s tím rozdílem, že zpracování jeho úlovků poté sám uvidí po přihlášení do systému na své kartě člena. Bude tak mít přehled o tom, jak zpracovatel povolenek jeho docházky a úlovky do systému zadal, a to i řadu let zpětně.
Nově také bude moci rybář na konci roku své úlovky a docházky do systému zadat sám – což je výhodné zejména v situaci, kdy mu nebude vyhovovat otevírací doba místní organizace nebo ji má daleko od svého bydliště. Po přihlášení do systému uvidí všechny povolenky, které si zakoupil, a bude moci k nim zadat úlovky a docházky – na konci roku je poté potvrdí nahráním fotografie nebo skenu povolenky a zpracovatel pouze přes systém potvrdí, že zadané docházky odpovídají údajům na fotografii povolenky. Tím má splněnou povinnost odevzdání i bez toho, aby musel osobně na konci roku povolenku nosit místní organizaci. Pro úplnost upozorňujeme, že pro tuto chvíli možnost digitalizovat rybářem úlovky do systému neznamená, že nebude povinnost zapisovat docházky a úlovky do „papírové“ povolenky během roku, i když s budoucí možností elektronických povolenek a zapisování úlovků do mobilní aplikace pracujeme, legislativa to v tuto chvíli neumožňuje.
Vyznamenání, kárné řízení
Výrazně jednodušší bude také proces kárného řízení – zejména s cílem ho zjednodušit, zrychlit a zprůhlednit jak pro rybáře, tak pro svazové orgány, které kárné řízení mají na starosti. První kroky k tomu již proběhly – jak jsme informovali v tomto článku (odkaz), od ledna letošního roku je platný jednotný sazebník kárných opatření a řešení prohřešků na úseku rybářství se přesunulo od místních organizací na úroveň příkazce územního svazu. RIS bude poskytovat kompletní podporu procesu kárného řízení od sledování průběhu členem, který se porušení dopustil, přes komunikaci se všemi zúčastněnými orgány a elektronický oběh příslušných dokumentů až po evidenci kárných opatření a kontrolu jejich dodržování. Velmi zjednodušeně řečeno, pokud bude rybáři uložen zákaz lovu ryb, budou mu automaticky zneplatněny všechny povolenky, které má v držení, až do uplynutí kárného opatření a systém mu neumožní ani vydat povolenku další – bez ohledu na to, v jaké organizaci ji bude chtít získat.
RIS bude podporovat procesní kroky v případě udělování vyznamenání ČRS od návrhu až po záznam vyznamenání ke konkrétnímu členovi. V případě souvisejícího benefitu bude datově provázáno například s výdejem povolenky.
Funkcionalit systému bude samozřejmě celá řada – dnes jsme se zaměřili pouze na oblast evidence členů a agendy povolenek. V dalších článcích se podíváme blíže na funkcionality týkající se péče o revíry a rybochovná zařízení, podpůrné funkce pro rybářskou stráž, registrované sportovce a závodní činnost, práci s dětmi a mládeží nebo připravovaný portál pro rybáře, ve kterém se budou všechna data ze systému potkávat a budou prezentována široké rybářské veřejnosti. Samostatný článek také bude o mobilní rybářské aplikaci napojené na RIS, která umožní rybářům čerpat řadu informací o revírech přímo v terénu.
Zeptali jsme se…
V čem vidíte přínos nebo využitelnost RISu v oblasti správy členské základny z pohledu místní organizace?
Ivana Štětinová Štruncová (předsedkyně MO ČRS Praha 4 Pankrác)
Jednoznačně v možnosti propojení jednotlivých složek ČRS (Rada, ÚS, MO) – to u stávajících používaných systémů chybí. Dále omezení změny MO v době kárného řízení, eliminace „nefér“ chování některých MO (zkoušky, osvědčení). Dále uživatelské výhody pro členy ČRS, jednodušší možnost pro nové členy najít vhodnou MO a stát se členem ČRS, možnost vzájemné pomoci mezi MO – stejná platforma – sdílení zkušeností, snížení administrativy a jistota správnosti všech procesů.
Váš ÚS nyní využívá IS Lipan, v čem spatřujete přínos RIS ve srovnání se soudobým systémem?
Jan Štípek (předseda Západočeského ÚS)
Prvním sofistikovaným svazovým informačním systémem na úrovni MO – ÚS byl IS LIPAN, vyvinutý Západočeským ÚS a využívaný dalšími dvěma územními svazy (Jihočeským a Severočeským). Po 12 letech provozu však splnil svůj úkol a je za hranicí životnosti. Nahradí jej nový RIS znamenající kvalitativní posun – předně pokryje všechny organizační jednotky ČRS, poskytne širší rozsah funkcionalit, umožní přístup do systému i řadovým rybářům, kterým přinese zcela jiný informační komfort. Dále zefektivní a zrychlí řadu svazových procesů a zjednoduší přenos dat v rámci ČRS. A perspektivním přínosem bude i digitalizace členských průkazů, známek a povolenek.
